Mantener una base de datos en buen estado no es solo una cuestión de orden, sino una táctica clave para mejorar el rendimiento de tus campañas. Una base depurada te ayuda a:

• Mejorar tus KPIs: Al eliminar contactos inactivos o con errores, tus métricas de apertura, clic y conversión suben.

• Aumentar la entregabilidad: Menos rebotes y menos quejas de spam = mejor reputación de envío.

• Reducir costes: Especialmente si trabajas con plataformas como Klaviyo, Salesforce o Hubspot, donde se paga por volumen.

• Automatizar con eficacia: Los datos limpios permiten diseñar journeys más precisos y personalizados.

¿Qué contactos conviene eliminar o revisar?

Estos son los perfiles que suelen perjudicar más tu base de datos:

• Usuarios inactivos: No han abierto ni hecho clic en tus emails en los últimos 6 a 12 meses.

• Emails inválidos: Direcciones con errores de sintaxis o que provocan rebotes permanentes.

• Opt-in incompletos: Contactos que no han confirmado su suscripción mediante doble opt-in.

• Datos duplicados o mal formateados: Registros repetidos, campos vacíos o con errores.

Si usas Klaviyo, puedes crear segmentos dinámicos con estas condiciones y excluirlos automáticamente de tus envíos.

Cómo limpiar sin perder clientes valiosos

Aquí es donde entra la estrategia. No se trata de eliminar a ciegas, sino de aplicar un enfoque progresivo, automatizado y respetuoso con el usuario:

1. Lanza campañas de reactivación

Antes de eliminar contactos inactivos, dales una última oportunidad para reconectar. Puedes crear un pequeño journey de reactivación como este:

• Email 1: “¿Quieres seguir recibiendo nuestras novedades?”

• Email 2: Ofrece un incentivo (descuento, contenido exclusivo, acceso anticipado…)

• Email 3: Informa de la eliminación si no hay respuesta

Este enfoque te permite recuperar usuarios y reducir el riesgo de perder conversiones.

2. Usa etiquetas inteligentes

Etiquetas como “Inactivo 90 días”, “En riesgo de eliminación” o “Pendiente de confirmar interés” te ayudarán a filtrar, excluir o reorientar campañas según el comportamiento de cada contacto.

3. Ofrece un centro de preferencias

Algunos usuarios no están desinteresados, simplemente quieren menos correos o contenidos más relevantes. Invítalos a actualizar sus preferencias desde tus campañas para que puedan:

• Elegir los temas que les interesan (ofertas, novedades, inspiración…)

• Ajustar la frecuencia de envío (semanal, mensual, solo promociones)

• Seleccionar canales preferidos (email, SMS, notificaciones push…)

¿Cada cuánto deberías limpiar tu base de datos?

La frecuencia depende de tu actividad, pero estas son buenas prácticas:

• Cada 3 meses si trabajas en retail, ecommerce o sectores con alta rotación

• Cada 6 meses si tienes un negocio más estable como B2B o servicios profesionales

Contar con soporte especializado en marketing automation puede ayudarte a establecer una rutina de mantenimiento sin interrumpir tus campañas activas.